คำถาม ข้อ 1 การเร่งานมีประโยชน์อย่างไร ยกตัวอย่าง
พิจารณาถึงทรัพยากรที่ใช้ในการทำกิจกรรมซึ่งประกอบด้วยแรงงาน
และเงินทุน
ในกรณีที่ต้องการเร่งรัดโครงการให้เสร็จเร็วขึ้นกว่าที่คาดหมายก็สามารถทำได้โดยการระดมทรัพยากรเพิ่มขึ้น
การเร่งรัดโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น อาจทำเพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายที่จะเกิดขึ้นเนื่องจากการทำโครงการล่าช้ากว่าที่กำหนด
เช่น ถูกปรับ หรือเพื่อประโยชน์ในการลดค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินการ
ถ้าสามารถเร่งโครงการให้เสร็จเร็วขึ้นกว่าที่กำหนด
ค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนเพื่อการดำเนินการกิจกรรมมีความสัมพันธ์กับเวลาแล้วเสร็จของกิจกรรม
จากรูปจะเห็นได้ว่าถ้าต้องการเร่งรัดกิจกรรมให้เสร็จเร็วขึ้นกว่าปกติจะต้องเพิ่มต้นทุนการดำเนินกิจกรรม
ความสัมพันธ์ระหว่างเวลาและต้นทุนของการดำเนินกิจกรรมนี้อาจมีลักษณะเชิงเส้น
คือเมื่อยิ่งเร่งรัดเวลามากขึ้นเท่าใด ต้นทุนการเร่งรัดกิจกรรมก็จะสูงขึ้นมาก
ในการบริหารโครงการ
ผู้บริหารโครงการอาจเลือกตัดสินใจเร่งรัดกิจกรรมในโครงการเพื่อเร่งรัดโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น
เพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพว่าจะเลือกเร่งรัดกิจกรรมใด
ผู้บริหารจะต้องมีข้อมูลในด้านต่อไปนี้ คือ
1. ความสัมพันธ์ของเวลาแล้วเสร็จ
และต้นทุนของการดำเนินกิจกรรมแต่ละกิจกรรม
2. กิจกรรมใดบ้างที่เป็นกิจกรรมวิกฤต
การเร่งรัดกิจกรรมเพื่อทำให้เวลาแล้วเสร็จของโครงการเสร็จเร็วขึ้น
จะต้องทำกับกิจกรรมที่อยู่ในวิกฤต หรือเร่งรัดกิจกรรมวิกฤตเท่านั้น
ทั้งนี้เพราะการเร่งรัดกิจกรรมที่ไม่ใช่กิจกรรมวิกฤตจะไม่มีผลทำให้เวลาแล้วเสร็จของโครงการเสร็จเร็วขึ้นแต่อย่างใด
และการเลือกเร่งรัดกิจกรรมวิกฤตก็จะต้องเลือกเร่งรัดกิจกรรมที่มีต้นทุนเพิ่มขึ้นเนื่องจากการเร่งรัดต่ำที่สุดก่อน
นอกจากนี้การเร่งรัดกิจกรรมเพื่อทำให้โครงการแล้วเสร็จเร็วขึ้น
ก็ควรทำเฉพาะเท่าที่ผลประโยชน์ที่ได้รับจากการเร่งรัดโครงการ
มีค่าสูงกว่าต้นทุนที่ต้องจ่ายเพิ่มขึ้นเพื่อการเร่งรัดกิจกรรม
ผลประโยชน์จากการเร่งรัดโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น
อาจอยู่ในลักษณะของเงินชดเชยหรือรางวัลที่ได้ ถ้าสามารถทำให้โครงการเสร็จเร็วกว่ากำหนด
หรือการที่ไม่ต้องเสียค่าปรับเนื่องจากสามารถเร่งรัดโครงการให้แล้วเสร็จตามกำหนด
หรือการลดค่าใช้จ่ายเพื่อการดำเนินการโครงการเนื่องจากโครงการเสร็จเร็วขึ้น
เป็นต้น ดังรูป แสดงความสัมพันธ์ของต้นทุนการดำเนินการ ต้นทุนการเร่งรัดโครงการ
และต้นทุนรวม ของการเร่งรัดกิจกรรมในโครงการ
ขั้นตอนในการเร่งรัดกิจกรรมเพื่อทำให้โครงการเสร็จเร็วขึ้น
ประกอบด้วย
1. รวบรวมข้อมูลเพื่อหาความสัมพันธ์ระหว่างเวลาแล้วเสร็จ
และต้นทุนของการดำเนินกิจกรรมของทุกกิจกรรมในโครงการ
2. วิเคราะห์หาวิถีวิกฤต
3. เร่งรัดกิจกรรมวิกฤต
โดยเลือกเร่งรัดกิจกรรมที่มีต้นทุนการเร่งรัดงานต่ำที่สุดก่อน
การเร่งรัดให้ทำทีละหน่วยเวลา
และทำการเร่งรัดจนกว่าจะได้เวลาแล้วเสร็จของโครงการตามที่ต้องการ
หรือจนกว่าต้นทุนการเร่งรัดกิจกรรมจะมีค่าสูงกว่าผลประโยชน์ที่ได้จากการเร่งรัดโครงการ
คำถาม ข้อ 2
1.ในโครงการมีกิจกรรมหรืองานย่อยอะไรบ้างที่จะต้องทำ
แต่ละกิจกรรมมีความสัมพันธ์กันอย่างไร กิจกรรมใดต้องทำก่อน
กิจกรรมใดต้องทำหลังจากกิจกรรมใด และเวลาที่ต้องใช้ในการทำแต่ละกิจกรรมเป็นเท่าใด
2. โครงการที่ทำมีเวลาแล้วเสร็จเป็นเท่าไร
3.
ในบรรดากิจกรรมต่างๆ มีกิจกรรมใดบ้างที่ถือว่าเป็นกิจกรรมวิกฤต
(critical activity) ซึ่งหมายถึงกิจกรรมที่เมื่อเกิดล่าช้าไปกว่าที่กำหนด
จะมีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จทั้งหมดของโครงการ
4.ในบรรดากิจกรรมต่างๆ
มีกิจกรรมใดบ้างที่เมื่อเกิดการล่าช้า จะไม่มีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จของโครงการ
และกิจกรรมเหล่านี้อาจล่าช้าได้นานมากที่สุดเท่าใด
จึงจะไม่มีผลต่อเวลาแล้วเสร็จของโครงการ
5.ในกรณีที่ต้องการเร่งให้โครงการเสร็จเร็วขึ้นกว่าที่กำหนด
จะต้องทำการเร่งรัดกิจกรรมใดบ้าง
และจะทำอย่างไรจึงทำให้ต้นทุนการเร่งรัดกิจกรรมถูกที่สุด
คำถาม 3
1. วางแผนโครงการ ( Project Planning ) โดยจะทำการคำนวณระยะเวลาการทำงาน และแสดงถึงกิจกรรมแต่ละกิจกรรม ว่าควรเริ่มเมื่อใด เสร็จเมื่อใด และสามารถกำหนดได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมสำคัญ ทำงานล่าช้าไม่ได้ หรือล่าช้าได้ไม่เกินเท่าใด
2. ควบคุมโครงการ ( Project Control ) สามารถควบคุมการทำงานตามแผนที่ได้วางไว้ และควบคุมการทำงานไม่ให้ล่าช้ากว่ากำหนด
3.บริหารทรัพยากร ( Resource ) สามารถใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่นเงินทุน บุคลากร เครื่องมือ อุปกรณ์ และอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประโยชน์เต็มที่
4.บริหารโครงการ ( Project Management ) งานที่ดำเนินการอยู่อาจจำเป็นต้องเร่ง เพื่อแล้วเสร็จกว่ากำหนด ก็สามารถทำได้ด้วยการเร่งกิจกรรมใดบ้าง เพื่อให้งานแล้วเสร็จในระยะเวลาที่เร็วขึ้น
ถำถาม ข้อ 4
